سیستم POS چیست و چه کارهایی انجام می دهد؟

سیستم POS ابزاری قدرتمند برای فروش، کنترل سهام و حسابداری است. در گذشته تمامی تراکنش ها به صورت دستی و پرداخت ها به صورت نقدی انجام می شد. هنگامی که معاملات به صورت دستی پردازش می شود، نگه داشتن سوابق فروش دقیق، مدیریت موجودی، و ردیابی اطلاعات مشتری می تواند دشوار باشد. سیستم POS ابزاری همه کاره است که می تواند عملکرد کسب و کارها را روان و کارآمد کند. همچنین می توان وظایف و جمع ‌آوری داده ‌های مهم فروش را به آسانی انجام دهد. در این مقاله، این سیستم و مزایایی که می تواند برای کسب و کارها به ارمغان بیاورد را بررسی خواهیم کرد.

POS چیست؟

اصطلاح point of sale به لحظه ای اطلاق می شود که معامله ای بین مصرف کننده و کسب و کار انجام شود. این می تواند در یک مکان خرده فروشی و حضوری رخ دهد، یا به صورت آنلاین از طریق یک فروشگاه تجارت الکترونیک باشد. سیستم POS سیستمی است که مشاغل برای مدیریت معاملات فروش از آن استفاده می کنند. در گذشته هر مغازه، یک صندوق بزرگ و دفتری برای ثبت خرید و فروش داشت.

امروزه راه حل های بی دردسری وجود دارد که بسیاری از کارها را به صورت خودکار انجام می دهند، از خریدهای اولیه مشتری گرفته تا مدیریت موجودی. برای استفاده از سیستم POS باید مقداری پول صرف کنید. این می تواند به صورت هزینه اشتراک ماهانه و کارمزد تراکنش مبتنی بر درصد باشد. با این حال، این سیستم جزء ضروری برای راه اندازی یک کسب و کار است.

سیستم POS چگونه کار می کند؟

یک سیستم POS جزئیات محصول مورد خریداری شده را ثبت می کند، آن را ردیابی می کند و بازخورد سفارش را ارائه می دهد. این بازخورد معمولاً به صورت کل هزینه سفارش به مشتری و گزارش فروش به صاحب فروشگاه است. برای خدمت به مشتری و مالک، این سیستم شامل نرم افزار و انواع مختلف سخت افزار برای انجام کار است. سخت افزارها شامل اسکنرهای بارکد، کشوهای پول نقد و مانیتورهای کامپیوتر، کارتخوان و چاپگر رسید است.

سخت افزارها

سخت افزار رایجی که در کسب و کارهای کوچک برای راه اندازی POS استفاده می کنند عبارتند از:

ترمینال

سخت افزار اولیه یک سیستم POS فروش، ترمینال است. ترمینال دستگاهی است که در آن نرم افزار POS را نصب می کنید. این می تواند یک کامپیوتر رومیزی، یک تبلت یا یک گوشی هوشمند باشد. برای تکمیل راه‌ اندازی POS خود، باید سایر قطعات سخت‌افزار را به ترمینال متصل کنید.

مانیتور/نمایشگر

هنگامی که از سخت افزارهای مختلف POS استفاده می کنید، مانیتور جزئیات تراکنش را نشان می دهد. در اکثر فروشگاه ‌های خرده‌ فروشی، صفحه نمایش مورد استفاده یک رایانه رومیزی است. بسیاری از مشاغل کوچک نیز از گوشی های هوشمند یا تبلت استفاده می کنند.

اسکنر بارکد

کارکنان خرده‌ فروشی از اسکنر بارکد برای ثبت جزئیات محصول در فروش استفاده می‌کنند. قیمت، تخفیف های ویژه و هزینه های مالیاتی روی محصول را نشان می دهد.

کارتخوان

سیستم‌ های POS مدرن شامل یک کارتخوان هستند که به مشتریان امکان می ‌دهد با استفاده از کارت‌ های اعتباری پرداخت‌ ها را انجام دهند. ارائه دهندگان کارتخوان اعتباری معمولاً هزینه تعمیر و نگهداری ماهانه دریافت می کنند و همچنین ممکن است هزینه های هر تراکنش را دریافت کنند. برای استفاده از کارتخوان به عنوان بخشی از سیستم POS، باید آن را به نرم افزار سیستم خود متصل کنید. هنگامی که کارتی را از طریق کارتخوان می ‌کشید، پایانه داده ‌های کارت را برای تأیید ارسال می ‌کند. اگر بانک مشتری تراکنش را تأیید کند، مجوز تکمیل فروش را دریافت خواهید کرد.

چاپگر رسید

چاپگر رسید پس از انجام معامله، رسیدهای فروش را چاپ می کند. رسید به عنوان سابقه فروش به مشتریان داده می شود و همچنین به کسب و کارها کمک می کند عملکرد محصول و سطح موجودی را پیگیری کنند. همچنین در رسیدها جزئیاتی مانند مالیات بر فروش، نحوه پرداخت و زمان و تاریخ فروش ثبت می شود. برای برخی از صاحبان مشاغل، رسیدهای دیجیتال کافی است، بنابراین چاپگر ممکن است غیر ضروری باشد.

صندوق فروش

یک سیستم POS، تراکنش‌ های نقدی را با استفاده از صندوق نقدی محاسبه و ثبت می ‌کند. صندوق ‌های پول اغلب به یک کشوی نقدی در زیر وصل می ‌شوند که برای ذخیره پول نقد از پرداخت‌ ها استفاده می‌شود. صندوق‌ های نقدی وقتی با اسکنرهای بارکد، پایانه ‌های کارت و چاپگرهای رسید جفت شوند، به مدیریت موجودی و گزارش ‌های مالی کمک می‌ کنند.

انواع سیستم های پوز

انواع مختلفی از سیستم های POS وجود دارد که هر کدام برای مشاغل مختلف مناسب هستند. توصیه می شود برای اینکه بتوانید نوع مناسب را برای کسب و کار خود شناسایی کنید، با همه انواع آن آشنا شوید.

در اینجا انواع اصلی سیستم های POS آورده شده است:

سیستم POS قدیمی

سیستم‌های POS قدیمی دارای سرورهای محلی هستند که تمام اطلاعات موجودی و فروش را در محل کسب وکار پردازش و ذخیره می ‌کنند. این نوع معمولا با بالاترین هزینه های راه اندازی و هزینه های نگهداری ماهانه همراه هستند. آنها معمولاً به یک فرد فناوری اطلاعات نیاز دارند که در محل حاضر شود و سخت افزار و نرم افزار لازم را برای عملکرد دستگاه را نصب کند.

سیستم مبتنی بر ابر

با سیستم های مبتنی بر ابر، داده های فروش به جای سرور در محل، در اینترنت ذخیره می شود. هنگامی که نرم افزار POS انتخابی خود را در سخت افزار خود نصب کردید، تا زمانی که به اینترنت متصل باشید، به داده های خود دسترسی خواهید داشت. نرم افزار POS مبتنی بر ابر برخلاف سیستم قدیمی که فقط به یک فروشگاه خرده فروشی فیزیکی خدمات می دهد، با فروشگاه های فیزیکی و آنلاین کار می کند. با رشد فروش تجارت الکترونیک هر ساله، معرفی سیستم‌ مبتنی بر ابر در کسب‌ وکار شما می ‌تواند رشد قابل توجهی را افزایش دهد.

سیستم POS Hybrid

یک سیستم Hybrid دارای ویژگی هایی از هر دو سیستم داخلی و مبتنی بر ابر است. اگر می خواهید بهترین های هر دو طرف را داشته باشید، یک گزینه ایده آل است. سیستم های ترکیبی برای کسب و کارهای دارای فروشگاه های فیزیکی و آنلاین خوب هستند. سیستم Lightspeed POS نمونه ای از یک سیستم ترکیبی است که هم از ویژگی های محلی و هم به صورت آنلاین استفاده می کند.

سیستم پوز موبایل

سیستم های موبایل از دستگاهی مانند تبلت اندروید یا آی پد استفاده می کنند. این سیستم معمولاً تنها شامل دو قطعه سخت افزاری است: یک گوشی هوشمند یا تبلت و یک کارتخوان. سیستم فروش تلفن همراه POS نیز در فروشگاه های فیزیکی مفید است تا صف های مشتریان را کاهش دهد و تسویه حساب را تسریع کند. به عنوان مثال، سیستم Square POS است که می توانید بدون نیاز به سخت افزار اضافی از آن در دستگاه تلفن همراه خود استفاده کنید.

این سیستم ها چه کارهایی انجام می دهد؟

چندین ویژگی از سیستم های POS وجود دارد که برای مشاغل مفید است. این سیستم ها پردازش پرداخت را تسهیل می کنند، اما کار آنها در واقع بسیار بیشتر از این هستند. همچنین می‌توان از آن برای تهیه گزارش ‌های فروش، مدیریت موجودی، حفظ روابط مثبت با مشتریان و مدیریت کارکنان استفاده کنند. قابلیت هایی که می تواند برای کسب وکارها داشته باشد عبارتند از:

پردازش پرداخت

پردازش پرداخت یکی از ویژگی های اساسی است که در تمام سیستم های POS وجود دارد. با این سیستم امکان انجام روش‌های پرداخت مختلف، از کارت‌های اعتباری و نقدی گرفته تا پول نقد فراهم می شود. برای استفاده از آنها، به سخت افزار اضافی مانند کارتخوان یا صندوق پول برای پردازش فروش نیاز است. برای سفارش های آنلاین، به نرم افزار POS که پرداخت های دیجیتال را فعال می کند، نیاز است.

مدیریت معاملات

چند جنبه از تراکنش ها وجود دارد که برای حسابداری به یک سیستم POS نیاز دارید. این شامل داشتن پایگاه داده موجودی قابل پیمایش، صدور رسید و انعام مشتری است. یکی از اجزای مهم این سیستم، توانایی تماس سریع با مشتریان و راه انداختن آنهاست. کارمندان شما با یک رابط کاربری آسان دسترسی پیدا می کنند تا به سرعت سفارش مشتری را در طول فرآیند پرداخت تکمیل کنند. همچنین برای هر تراکنش باید بتوانید رسید چاپ کنید یا حداقل بتوانید رسید دیجیتالی را برای مشتریان ارسال کنید.

برخی از مشتریان ممکن است خواهان رسید فیزیکی باشند، در حالی که برخی دیگر به ارسال رسید یا عدم دریافت رسید راضی هستند. علاوه بر این، اگر یک کسب و کار مبتنی بر خدمات را اداره می کنید، باید به مشتریان این امکان را بدهید که به کارگران خود انعام بدهند. درصدهای از پیش محاسبه‌ شده یا گزینه‌ های انعام به مشتریان کمک می‌کند به کارگران شما برای کار خوب انجام شده پاداش دهند.

گزارش فروش

سیستم‌ های POS مدرن شما را قادر می ‌سازد تا گزارش ‌هایی را اجرا کنید که به شما در تصمیم‌ گیری آگاهانه تجاری کمک می ‌کند. این گزارش ‌ها می ‌توانند از داده ‌های فروش استفاده کنند که به شما در بهینه‌ سازی عملیات تجاری و ساده سازی مسیر سودآوری کمک می‌کند. ویژگی‌ های گزارش‌ دهی می‌ تواند به شما کمک کند تا مشخص کنید کدام محصولات به فروش می ‌رسند، حاشیه سود شما چقدر است و ماه به ماه چقدر درآمد کسب می ‌کنید. در عصر حاضر، یک رویکرد مبتنی بر داده در کسب و کار برای جلو افتادن از رقبا بسیار مهم است.

مدیریت موجودی

اگر کسب و کار شما محصولاتی را می فروشد، کارکردهای مدیریت موجودی یکی از ضروریات است، سیستم‌های POS می‌توانند به شما در ردیابی محصولاتی که وارد می‌شوند و چه چیزهایی خارج می‌شوند، کمک کنند. با این سیستم می توانید یادآوری هایی را تنظیم کنید تا بهترین زمان را برای سفارش مجدد موجودی به شما اطلاع دهند.

برخی از سیستم‌ ها حتی به شما امکان می‌دهند تا سفارش‌های خرید خودکار را تنظیم کنید که وقتی مقدار یک محصول خاص به یک آستانه خاص رسید، موجودی بیشتری خریداری می‌کند. با دانستن دقیق تعداد محصولاتی که وارد و خارج می شوند، می توانید خط تولید خود را بهینه کنید و تلاش خود را بر رشد کسب و کار خود متمرکز کنید.

مدیریت ارتباط با مشتری

مدیریت مشتری و ردیابی داده های مشتری شما یک راه عالی برای ایجاد وفاداری به برند برای تجارت شما است. سیستم های POS می توانند اطلاعاتی را ثبت کنند که ارتباط بهتری با مشتریان ایجاد کنید. برای شروع، می توانید به مشتریان تکراری با تخفیف یا از طریق برنامه وفاداری مشتری پاداش دهید. این امر مشتریان را تشویق می‌ کند تا پس از داشتن تجربیات مثبت و شخصی ‌تر، بیشتر به تجارت با شما مراجعه کنند.

شما همچنین می توانید از سیستم POS خود برای ارتباط با مشتریان پس از تراکنش استفاده کنید. اگر مشتریان شما برای دریافت ارتباطات بازاریابی پیامکی شرکت کنند، می توانید شروع به ارسال پیامک های های تبلیغاتی برای آنها کنید.

مدیریت کارکنان

سیستم‌ های POS همچنین می‌ توانند به کسب‌ وکار شما در مدیریت رابطه‌ تان با کارمندانتان کمک کنند. اگر چندین کارمند برای شما کار می کنند، باید ساعات کاری، کمیسیون فروش و توزیع نکات آنها را پیگیری کنید. کارمندان در هر شیفتی که کار می کنند، ساعت ورود و خروج خواهند بود. نه تنها این سیستم می‌ تواند به کارمندان اجازه دهد که به تنهایی وارد و خارج شوند، بلکه می‌توانید برنامه‌ های کاری را نیز از طریق نرم ‌افزار خود تنظیم کنید.

همچنین باید کمیسیون کارمندان را برای فروش کامل و توزیع انعام کارکنان پیگیری کنید. کمیسیون ها و نکات را می توان بر اساس شناسه های منحصر به فرد در سیستم شما به طور عادلانه بین همه کارکنان شما توزیع کرد.